SFC KOUVOLAN SEUTY RY HALLINTOSÄÄNTÖ
Palvaantie 398
54500 TAAVETTI 3 .12.2022
Tässä hallintosäännössä on määritelty SFC Kouvolan Seutu ry:n hallituksen ja eri toimihenkilöiden tehtävät sekä vastuualueet.
HALLITUKSEN TEHTÄVÄNÄ ON
- edustaa yhdistystä
- valita keskuudestaan varapuheenjohtaja
- valita hallitukselle sihteerin
- valita erikseen nimetyille tehtäville vastuu henkilöt
- muodostaa tarvittaessa keskuudestaan työ- ja toimikuntia hallituksen määräämien juoksevien asioiden hoitamista varten
- perustaa tarvittaessa erillisiä toimikuntia tai työryhmiä valmistelemaan hallitukselle päätettäviä asioita
- valita yhdistyksen viralliset edustajat eri tilaisuuksiin ja tapahtumiin
- kokoontua tilivuoden aikana vähintään yksitoista kertaa kokoukseen, mitä sisältää järjestäytymiskokous, kevät- ja syyskokous
- päivittävää vuosittain hallintosäännöt, taloussäännöt, pelastussuunnitelma, ympäristöohjelma, salassapitosopimukset sekä tietosuoja-asetuksen edellyttämät rekisteriselosteet
- laatia toimintasuunnitelma ja talousarvioesitys yhdistyksen syyskokoukselle
- laatia ja tarkistaa yhdistyksen tilikartta, joka vastaa yhdistyksen toiminnan luonnetta ja budjettia
- huolehtia yhdistyksen rahavarojen ja muun omaisuuden hoidosta
- johtaa sisäisen toiminnan valvontaa sekä valvoa toimikuntien, työryhmien ja muiden luottamushenkilöiden toimintaa
- tehdä aloitteita yhdistyksen toiminnan kehittämiseksi
- palkat ja erottaa yhdistyksen työntekijät
- hyväksyä ja erottaa jäsenet yhdistyksen sääntöjen ja yhdistyslain mukaisesti
- päättää jäsenen kurinpitotoimista
- kutsua koolle yhdistyksen kokoukset
- laatia toiminnasta keskipitkän suunitelma
- vastata yhdistyksen strategiasuunnittelusta
- laatia ja allekirjoittaa yhdistyksen tilinpäätös ja laatia toimintakertomus
- määrätä tarvittaessa yhdistyksen nimenkirjoitusoikeudesta
- vastata yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpidosta
- myöntää yhdistyksen tunnukset
- valmistella esitykset liittokokoukseen ja toteuttaa liittokokouspäätökset
- johtaa ja suunnitella yhdistyksen koulutusta
PUHEENJOHTAJAN TEHTÄVÄNÄ ON
yhdistyksen nimenkirjoitusoikeus
- edustaa yhdistystä
- johtaa yhdistyksen toimintaa
- allekirjoittaa yhdistysrekisteriin tehtävät ilmoitukset
- toimia puheenjohtajana hallituksen kokouksissa
- valvoa ja vastata osaltaan yhdistyksen ja hallituksen kokousten päättämien asioiden toimenpanosta
- palkata yhdistyksen työntekijät ja määrätä yhteistyössä hallituksen kanssa toimenkuvaukset
- toimia ravintolan esimiehenä
- kutsua hallitus koolle ja laatia kokousten esityslista
- yhdistyksen arkiston hoitaminen
- saapuneiden laskujen asianmukainen tarkastus ja maksu
- hallituksen jäsenten ja muiden luottamus- tai toimihenkilöiden matka- ym korvausten asianmukainen tarkastus ja maksaminen
- palkkojen ja palkkioiden maksaminen
- ennakonpidätysten ja sosiaaliturvamaksujen tilitys
- lainojen korkojen ja lyhennysten sekä vuokrien maksu
- sopia kirjanpitäjän kanssa yhdistyksen tilikartan mukaisesta kirjaamisesta
- valmistella talousarvioesityksen yhdistyksen syyskokoukselle
- valvoa maksusuoritusten saapumista ja tarvittaessa ryhtyä perintä- ulosottotoimenpiteisiin
- vuosi- ja kausipaikkasopimusten laatiminen
- kerätä kuukausittain vuosi- ja kausipaikkalaisten sähkömaksut
- suorittaa tarvittavat hankinnat
- toimia yhteyshenkilönä kuntaan, viranomaisiin ja muihin toimioihin
- toimia kassajärjestelmän pääkäyttäjänä
- toimia tiedotus- ja markkinointitoimikunnan puheenjohtajana
- laatia eri tapahtumien tarjoukset
- hoitaa yhdistyksen laskutukset
- toimia tietosuojavastaavana
- valvoa salassapitosopimusten noudattamista
VARAPUHEENJOHTAJAN TEHTÄVÄNÄ ON
- yhdistyksen nimenkirjoitusoikeus yhdistyksen sääntöjen mukaan
- toimia puheenjohtajan sijaisena kaikissa puheenjohtajan tehtävissä
- hyväksyä puheenjohtajan matka- ym korvaukset
- valvoa ja vastata osaltaan hallituksen päättämien asioiden toimenpanosta
- valvoa osaltaan yhdistyksen taloudenpitoa
- toimia turvallisuuspäällikkönä
- toimia tiedotus- ja markkinointitoimikunnan jäsenenä
- johtaa alueen vuotuiset kunnossapitotalkoot
- hoitaa erikseen sovitut projektit
- toimii yhdistyksen kalustonhoitajana
SIHTEERIN TEHTÄVÄNÄ ON
- toimia hallituksen sihteerinä
- oikolukea hallituksen pöytäkirjat, muut asiakirjatuotokset sekä kirjeenvaihto
- avustaa puheenjohtaja arkistoinnissa
- huolehtia yhdistyksen kokousten osanottajien äänioikeuden tarkastamisesta
- avustaa yhdistyksen kokousten järjestelyissä
JÄSENKIRJURIN TEHTÄVÄNÄ ON
- huolehtia ja ylläpitää yhdistyksen ajantasaista jäsenluetteloa
- uusien ja eronneiden jäsenten yhteenvetotilaston tekeminen ja esittely hallituksen kokoukselle
- uusien jäsenien tervetulokirjeen laatiminen ja postitus
HALLITUKSEN JÄSENEN TEHTÄVÄNÄ ON
- valvoa ja vastata osaltaan yhdistyksen ja hallituksen kokousten päättämien asioiden toimenpanosta
- edustaa hallituksen määräyksen mukaisesti yhdistystä
- valvoa ja vastata osaltaan yhdistyksen taloudenpidosta
- toimia muissa hallituksen antamissa oheistehtävissä
ISÄNTÄVUORO VASTAAVAN TEHTÄVÄNÄ ON
- vastata isäntävuorojen toiminnasta
- pitää isäntäkoulutusta kerran vuodessa
- valvoa isäntien toimintaa ja opastaa koulutusohjeen mukaisesti
- huolehtia isäntinä toimivien salassapitosopimuksista
- valvoa osaltaan salassapitosopimusten noudattamista
- valvoa että tietosuoja ja henkilötietolain kriteerit vastaanotossa täyttyvät
- majoitusraportin laatiminen tilastokeskukselle
- ideoida ja esittää isäntätehtävien toiminta- ja toteutustapojen muuttamista hallitukselle
- vastata vastaanoton, eteisen ja tuloterassin siisteydestä
ALUEELISTEN TOIMINTOJEN VASTAAVAN TEHTÄVÄNÄ ON
- vastata alueen siisteydestä
- vastata lokakaivojen tyhjentämisestä
- vastata polttopuun riittävyydestä saunoilla ja grilleillä
- turvallisuuden tarkkailu ja seuranta ja raportointi turvallisuuspäällikölle
- vuosi- ja kausipaikkalaisten paikkojen rakentamisen ja istutusten valvonta
- seurata alueen teknisten laitteiden toiminta, esim lämmitykset, sähköt, pumput ym
- tehdä safety-walk, vähintään kaksi kertaa vuodessa ja raportointi puheenjohtajalle
- noudattaa hallitukselta saamiaan ohjeita ja määräyksiä